年始の慌しさも落ち着き、今週より本格的に業務に取り組まれている方々も多いと思います。
これからの時期は、研修をはじめ、ビジネスをテーマとした講演のご依頼を多数いただきます。
円安を初めとする経済状況も予断を許さない状況で、
限られた人員の中で生産性を上げるには、社員一人一人のスキルアップが求められています。
そこで、皆様にとってこの一年が実り多いものとなりますよう、
以前にプレジデント誌で推奨されていた一流”のビジネスマナーを紹介いたします。

「ゴールドマン・サックス」や「マッキンゼー・アンド・カンパニー」、
「ハーバード・ビジネススクール」に集う世界のエリートたちが大切にする基本的な作法。
それらを自身に習慣化することで、ビジネスの様々な局面に自信を持って挑むことができ、
また、ビジネスに限らず、人間的にも大きく成長できる内容です。

スーツとシャツは個性よりも清潔感:
外見を整えるのはビジネスマナーの第一歩。
但し、外見は個性を強調するものではなく、清潔感を重視すること。
お客様が求めているのは、外見ではなく中身の個性。
相手に不快感を与える「身なり」はマナー違反。

10分前の精神で心に余裕:
会議などでも10分前に到着することで心の余裕が生まれる。
それにより準備してきたことが確実な成果を生む。

メールは”即”返信する
仕事の評価の高い人ほどメールの返信スピードが速い。
返信が遅れれば遅れるほど返信しなければならないメールが雪だるま式に増えていく。
回答に時間を要する場合はその旨を返信し、むやみに返信を先延ばしにする理由はない。
(すぐに対応できないメールは未開封に戻すなどのテクニックも)

頼まれた仕事は”5分限定”ですぐ:
指示をされたことは進行中の仕事を一旦ストップして、5分だけ集中して取り組む。
5分で指示内容を再整理し、進行のための道筋をつける。
さらに締め切りを一日前倒しにする習慣をつけると仕事の効率とスピードが劇的に速まる。
(ギリギリで作業する人ほど「できない人間」と評価される)

時間×優先度で仕事を分類:
同時進行の仕事が重なっているときは優先順位の設定(目の前のTo Doの整理)が重要。
優先度の高低と完成に要する時間の長短で分類する。

①「優先度が高く、時間を要する仕事」の対応:
遅延の可能性があれば連絡する等、取り急ぎ着手の前に必要な対応を取る。
②「優先度が高く、時間のかからない仕事」を消化する。
③ 心に余裕が生じたところで「優先度が高く、時間を要する作業」にじっくり取り組む。
④「優先度が低く、短時間ですむ仕事」を一つずつ潰していく。
⑤「優先度が低く、時間のかかる仕事」に取り掛かる。

※抱えている仕事を客観的に整理して、冷静に対処することが重要

ペンとノートは3秒で手に取れる場所に:
突然の会議召集等にも備えておくこと。
会議の場では自分のための備忘録や内容の整理はもちろん、
話し手が聞き手の理解を視覚的に確認できる点も重要なポイント。
日常的にペンとノートを携帯し、自分のアイデアをすぐにメモできる準備を。

会議では「バリュー」を出す:
会議で発言しないのは欠席と同じこと。出席者には何らかの貢献が求められる。
会議においては事前の準備と自分なりの貢献を考える。
自信がなければホワイトボードでのまとめ役や、議事録などでも貢献ができる。
(但し、意見の本質を捕らえ、視覚的にまとめあげることが求められる)

名前は”3回”口に出して覚える
初対面の場合でも、最初・途中・最後と最低3回は相手の名前を出し、
簡単な質問を投げかけることで心理的な距離が近まる。

「ホウレンソウ」は結論から伝える:
上司に聞かれてから報告するのはNG。
催促される前の主体的なコミュニケーションが重要。
準備をしたうえで率先して報告に行けば、ポイントを整理し論理だてて伝えられる。
また、ポイントを押さえた念押し型で行うことも重要。
「私は○○と考える、だから○○で進めていいか」と念を押して相談すると、
上司はYes/Noの判断をするだけですむ。
さらに意見が異なる場合に備えて、結論に至る「仮説」を用意しておけば、
説明を求められた際の対応もスムーズに進む。

「つながり」に投資:
仕事関係以外の友人・知人と利害を超えたつながりを大切にすることで、
人間関係は深まっていくもの。
様々な価値観や異なる業界を知ることで思わぬ発見や新たな目標も生まれ、
自分がより成長できる。社外の人とのつながりは、キャリア形成にも重要。

「飲み会」を避けない:
いい関係を築くためにも、上司・先輩や同僚との飲み会は大事な機会。
普段できない話題も含め、貴重な時間を共有することで、互いの信頼関係も高まる。
但し、仕事の愚痴ばかりの飲み会なら参加する意味はない。
愚痴が多い人は将来的に会社に貢献する可能性は低い。
長期的に見て自分のキャリアにプラスになり、相手にもいい関係になる会であること。

読んだら3倍考える:
本や新聞、ネットから得た情報は自分なりの考えでアウトプットしてこそ価値あるものに。
「So What?(だから何?)」と「Why So?(それはなぜか?)」を繰り返すことで、
課題に対して考えるプロセスは鍛えられる。

「すみません」より「ありがとう」:
できる人ほど、どんな小さなことに対しても、「ありがとう」と口にする。
謝罪の際は「申し訳ございません」と丁寧に。
感謝の意を表すときは「すみません」よりも、自然体で「ありがとう」と伝えること。

以上、自戒も込めてお伝えいたしましたが、はたして皆様はいかがでしたでしょうか?
当たり前のことのようで、実は出来ていないことも少なくなかったのではないでしょうか?
こうした実務的なビジネスマナーは社内研修でも人気のテーマ。
Speakersでもビジネスコミュニケーションテーマの講師を多数紹介しています。

佐々木圭一氏:「伝え方が9割」
和田裕美氏:「ファンをつくり、与えて成功する営業の秘訣」
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